Fakturering af varer leveret direkte til butik
Vi er ved at omlægge vores systemer, og vi vil i perioden 2019-2023 gradvis overgå til at benytte SAP til håndtering af faktura fra vores Leverandører. Selve overgangen sker pr. varekategori, så du kan som Leverandør godt opleve, at du skal fakturere både i nyt og gammelt system. De første leverandører er helt eller delvis overgået til SAP og er informeret om dette – så du skal som Leverandør først gøre noget, når du modtager information om dette fra Coop – du kan læse alt om fakturakrav i forhold til SAP her. Indtil da skal du følge vejledningen nedenfor.
Hvis du er tilsluttet EDI eller OIO, skal du sende din faktura elektronisk.
Særligt om fakturering af varer uden dessinnummer
Faktura via PDF sendes på mail til faktura@coop.dk.
Du må godt sende flere faktura pr. mail, men er der flere faktura, skal der laves én PDF pr. faktura. Flere faktura må således ikke samles i én PDF, og faktura må ikke være håndskrevne og indeholde tilføjelser eller rettelser med håndskrift. Det er vigtigt, at du sender faktura som vedhæftet PDF, da vores systemer ikke kan læser faktura, der skal hentes via link.
Det er vigtigt at du udsteder fakturaen til den enkelte butik. For at sikre hurtig behandling af din faktura, SKAL DU ALTID påføre butikkens omkostningssted på fakturaen – omkostningsstedet angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”.
Se opdateret liste over butikkernes omkostningssted her. (Du kan hente listen ved at benytte Chrome som browser.
Særligt om fakturering af varer med dessinnummer
Faktura via PDF sendes på mail til butik.faktura@coop.dk
Følgende skal inkluderes på bilaget:
- Leverandørnummer
- Kardex nummer
- Coops dessin nr. på bilaget.
Konstateres der en fejl i oplysningerne på bilaget, f.eks. prisuoverensstemmelse mellem den aftalte pris og fakturerede pris, skal det oprindelige bilag udlignes, og et nyt korrekt bilag fremsendes. Kreditnota nr. og debetnota nr. skal afvige fra det oprindelige bilags nr.
Udligningen og det nye korrekte bilag sendes til samme mailadresse, som det oprindelige bilag er fremsendt til.
Du kan se en samlet liste over krav til faktura her.