Coop Fakturakrav
Vi er ved at omlægge vores systemer, og vil i perioden 2019-2023 gradvis overgå til at benytte SAP til fakturering af vores Leverandører. Selve overgangen sker pr. varekategori, så I kan som Leverandør godt opleve, at I skal fakturere både i nyt og gammelt system.
I kan se hvilke kategorier, der fremadrettet skal faktureres via SAP her.
Fakturaen for disse varer skal sendes til: invoice@coop.dk.
Når I sender en faktura til Coop, så er der forskellige krav til fakturaen, og hvor fakturaen skal sendes hen. Generelt skal fakturaen opfylde de almindelige krav, som stilles til en faktura hos Skat – læs mere på skat.dk. Derudover har Coop nogle specifikke krav til fakturaen, som også skal opfyldes – kravene afhænger af typen af fakturering.
Hvis der ved behandlingen af en faktura konstateres fejl i den angivne mængde, den anførte pris eller andre væsentlige fejl, vil det være nødvendigt at fortage en korrektion af dette, inden afregningen finder sted. I skal IKKE udstede en kreditnota på differencen, da korrektionen vil ske ved at den juridiske enhed udsteder et afregningsbilag, der udligner fejlen.
I kan se en samlet liste over krav til faktura her.
Skal I fakturere både kategorier i nyt og gammelt system, så er det kun varer i kategorierne ovenfor, der skal faktureres i det nye system og efter vejledningen nedenfor. For varer i andre kategorier skal I fakturere som du plejer. Du skal særligt være opmærksom på hvad indkøbsordrenummeret og CVR-nummeret betyder for faktureringen fremadrettet:
Indkøbsordrenummer
- Indkøbsordrenummeret (PO-nummeret) er fremadrettet et vigtigt omdrejningspunkt.
- Indkøbsordrenummeret skal altid fremgå af fakturaen.
- Indkøbsordrenummeret sendes automatisk til leverandørens e-mailadresse.
- Fakturaen må kun indeholde et indkøbsordrenummer. I praksis betyder dette, at der skal udstedes en faktura pr. ordre.
CVR Nummer
- Som følge af omlægningen til SAP vil indkøbsordrerne fremover kunne blive afgivet af både Coop Danmark (inkl. Irma), Fakta og de enkelte brugsforeninger. Den efterfølgende fakturering skal altid udstedes til den juridiske enhed, som afgav ordren.
- Derfor SKAL det være CVR-nummeret på den juridiske enhed der er påført fakturaen. Vær opmærksom på, at dette ikke er identisk med de kardex, som anvendes i dag. I kan hente listen med butikker her (I kan hente listen ved at benytte Chrome som browser.)
- I må godt sende flere fakturaer pr. mail, men er der flere faktura skal der laves én PDF pr. faktura. Flere faktura må således ikke samles i én PDF, og faktura må ikke være håndskrevne og indeholde tilføjelser eller rettelser med håndskrift. Det er vigtigt, at I sender faktura som vedhæftet PDF, da vores systemer ikke kan læser faktura, der skal hentes via link.
Faktureringstyper :
- Fakturering via PDF eller OIO/EAN
I konverteringsfilen kan I se, hvilket kardex der svarer til hvilke omkostningssted, samt CVR nummer (Juridisk enhed) det tilhører. I kan se listen her
- Fakturering via EDIFACT
I GLN listen kan I se hvilke nummer I skal benytte. I kan se listen her
Leverandør - kontoudtog kan indsendes på dette link og vil blive matched af Coop :
https://info.coop.dk/kontoudtog
(OBS: Listerne kan hentes ved benyttelse af Chrome som browser)
Har I ændringer til leverandøroplysninger, herunder betalingsbetingelser eller bankkonto, skal I henvende dig til din normale samarbejdspartner i Coop. Har I derimod spørgsmål til Coop om betaling af en faktura, skal du skrive til os på kreditor@coop.dk eller ringe via 4386 4810. Husk altid at oplyse jeres leverandørnummer eller CVR-nummer og hvad henvendelsen drejer sig om i emnefeltet ved alle henvendelser om betalinger.
Er fakturakravene ikke udfyldt, så forbeholder vi os retten til at afvise fakturaen.